Implantação do eSocial exigirá mudança de cultura

De acordo com estudo feito pela PricewaterhouseCoopers (PwC), organizações acreditam que adoção da plataforma, prevista para 2016, exigirá uma série de alterações em relação à rotina de trabalho atual.

A publicação da versão definitiva do manual de orientação do eSocial, em fevereiro, deixou mais claro para as empresas o impacto que elas terão a partir da adoção da plataforma. A estimativa é de que as grandes companhias, com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, comecem a operar sob o novo modelo a partir de abril de 2016. Já as demais organizações deverão integrar o sistema a contar de setembro de 2016. Nesse sentido, um estudo da PricewaterhouseCoopers (PwC) detecta que mudar a rotina vigente nas organizações hoje será o principal desafio.

Segundo o levantamento, 30% das empresas pesquisadas apontaram a mudança cultural como o tema em que haverá mais dificuldade de se lidar na implantação do eSocial. Na sequência, aparecem os processos internos (29%) e sistema e tecnologia (16%). “Uma parcela das empresas acredita que somente colocar um software de folha de pagamento resolve. Isso é preocupante, pois uma mudança cultural não passa apenas por aí. Essa é uma visão simplista”, destaca Fernando Giacobbo, sócio da PwC Brasil.

A adaptação ao novo modelo passa pela centralização das informações a serem repassadas ao fisco. O gerente sênior da PwC Brasil Giancarlo Chiapinotto lembra que dados que estão sob a tutela de diferentes departamentos terão de ser encaminhados à área de recursos humanos (RH). “Será necessário alterar procedimentos, arrecadando informações que não estão no guarda-chuva do RH”, afirma.

Um exemplo está na área de segurança e saúde do trabalho. Se, em uma indústria, um funcionário passa da área administrativa para a linha de produção, isso terá de ser informado ao RH para que seja feita a comunicação via eSocial. Essa é uma prática que pouco ocorre no momento.

A integração de dados é vista como a principal dificuldade para 41% das organizações, superando obstáculos como o pouco entendimento dos gestores à legislação (22%) e a complexidade das leis atuais (14%). Além disso, 37% dos entrevistados preveem dificuldades para cumprir todas as obrigações dentro do cronograma estipulado. Ainda assim, há consciência de que a medida trará ganhos. Para 39%, haverá melhoria no cumprimento da legislação, e 27% acreditam em maior eficiência nos processos.

Giacobbo enfatiza que o eSocial vem para ficar e não deve sofrer novas alterações de prazos para entrar em vigor. Assim, as empresas precisam iniciar sua preparação. A primeira etapa consiste em realizar um diagnóstico do panorama existente. “É importante saber qual será o grau de dificuldade que o eSocial exigirá. É fundamental que a alta administração saiba a relevância desse projeto e busque o comprometimento de todas as áreas da empresa”, aponta.

O manual de orientação classifica as informações a serem repassadas em três grupos. Nos eventos iniciais e tabelas, deverão constar as informações de natureza permanente, como tabela de rubricas, cargos, horários e vínculos empregatícios atuais. Nos eventos não periódicos, será necessário registrar ações como admissão, alteração contratual, afastamentos e reintegrações. Já nos eventos periódicos, incluem-se dados de remuneração dos trabalhadores e informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

O sócio da PwC Brasil recomenda que as companhias façam um pente-fino nos seus processos, já que muitas delas não possuem registros digitalizados. Uma dica, segundo o Giacobbo, é ficar atento às rubricas, já que em muitos casos as empresas possuem um volume até cinco vezes superior ao que o eSocial permitirá.

RH é a área mais impactada

Responsável por organizar as informações a serem repassadas ao fisco, o departamento de recursos humanos (RH) é o mais afetado pela implantação do eSocial. Na pesquisa realizada pela PwC, 41% dos entrevistados apontam essa área como a que mais demandará cuidados. Em seguida, aparecem segurança e saúde do trabalho (16%) e tecnologia da informação (11%). Por outro lado, o jurídico (3%) deve ser a menos demandada.

O vice-presidente de relações do trabalho da Associação Brasileira de Recursos Humanos no Estado (ABRH-RS), Marco Antônio de Lima, define que a publicação do manual não atenuou o nível de atenção quanto ao preparo das empresas. “Há uma preocupação grande em relação à burocracia para a implementação. E não há alento do governo para facilitar esse processo”, analisa. “A mudança de cultura exigida é tão grande que qualquer prazo para adaptação parece curto”, complementa.

Lima constata que os gestores de RH têm conseguido respaldo dentro das companhias para conduzir as mudanças necessárias. No entanto, o gestor critica algumas situações que o eSocial demandará, caso de algumas flexibilidades que o sistema atual permite e serão excluídas. “Quando há regras inflexíveis, isso dificulta qualquer organização, mesmo aquelas que têm boa intenção em compatibilizar os interesses da empresa e dos seus trabalhadores”, menciona. Lima cita como exemplo o fim do parcelamento das férias dos funcionários, algo recorrente hoje e que não deve mais ser tolerado.

A gerente de produto de folha de pagamento da ADP, Ângela Rachid, lembra que, após a divulgação do manual, ficou claro que o eSocial, em um primeiro momento, ficará concentrado nas partes de folha de pagamento e segurança e medicina do trabalho. “A área fiscal receberá mais atenção em um segundo momento, mas isso só será oficial quando o cronograma for decretado, entre o final do mês e início de maio”, salienta.

A partir daí, os primeiros testes do sistema com grandes empresas devem começar em agosto, ressalta Ângela, que integra o grupo de trabalho composto pelo governo federal para tratar da adoção da plataforma.

Qualidade das informações será alvo de fiscalização

O eSocial só deve entrar em vigor em 2016, mas isso não quer dizer que o fisco já não esteja atento à eventuais falhas nas informações que as empresas fornecem. O CEO da TaxWeb, Evandro Ávila, ressalta que, desde 2008, quando o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) entrou em vigor, a Receita Federal vem intensificando o controle. Desde então, a arrecadação anual com autuações cresceu de R$ 90 bilhões para R$ 190 bilhões, apresentando queda apenas no ano passado.

Para 2015, o ano de preparação para o eSocial, há 46 mil indícios de irregularidades. “Até agora, muitas empresas estavam preocupadas em enviar informações, mas poucos atentas à qualidade da informação repassada. O eSocial será a última fronteira do Sped no Brasil”, destaca Ávila.

Segundo o CEO da TaxWeb, as empresas vão precisar tomar cuidados para gerir as informações em tempo hábil para enviá-las. “É preciso alterar os fluxos de trabalho dentro das companhias, criando novos procedimentos”, aponta. O dirigente reforça que a maior parte das exigências do eSocial virão dos dados sobre a folha de pagamentos das companhias.

Fonte: Jornal do Comercio – RS/ Portal Contábeis